Waarom jij straks amper nog overzicht hebt in jouw administratie — en hoe je dit voorkomt

Wat ik heb gezien als zeer belangrijk in een boekhouding spreekt misschien voor zich, maar dat is actueel houden van de cijfers. Ik heb meermaals boekhoudingen gezien die eens per kwartaal, of nog erger — eens per jaar werden bijgewerkt. Het spreekt voor zich dat je dan geen enkel overzicht hebt over je huidige situatie en (on)mogelijkheden.

Met reeksbeheer bedoel ik dat soortgelijke kosten in dezelfde nummering zitten. Een grootboek heeft in Nederland meestal 4 cijfers. De 1000 t/m 3999 zijn balansrekeningen. De 4000 t/m 4999 is meestal voor vaste kosten, zoals lonen, verzekeringen en huur. De 5000 t/m 6999 worden meestal bij productiebedrijven ingezet, de 7-reeks is vaak voor voorraad gereed product. De 8000 t/m 8999 zijn omzetrekeningen en de 9-reeks wordt vaak gebruikt voor het boeken van resultaat en kosten van belastingen.

Als deze reeksen door elkaar worden gehaald of ze staan niet bij elkaar, wordt een boekhouding al snel een chaos.

Zoals in punt 2 te zien is, is de 8-rubriek bedoeld voor de omzet. Het is belangrijk om bij te houden waar de omzet wordt gemaakt: in welke producten of diensten. Daarom is het belangrijk om de verkopen accuraat te registreren op de juiste grootboeken en bijvoorbeeld producten in dezelfde categorie dezelfde subreeks te geven, zoals 8500 t/m 8599 voor online verkopen.

OK, eerlijk is eerlijk — niet echt een boekhoudtip, maar het begint wel met inzicht. Als een bedrijf succesvol is gebleken en de winst substantieel wordt, wordt het tijd om na te denken over belastingoptimalisatie. Dit weet je alleen als de boekhouding juist en actueel is.

Optimaliseren betekent eigenlijk dat je met je bedrijf uit box 1 gaat (eenmanszaak, VOF) en naar box 2 verhuist (BV). Bijvoorbeeld door geld te lenen uit de BV of dividend uit te keren.

Een goede boekhouder weet wanneer je gebruik moet gaan maken van projecten en kostenplaatsen. Wanneer je bijvoorbeeld diensten levert als een marketeer, wil je graag bijhouden welke kosten je maakt per klant en welke uren je hiervoor spendeert, ook als je maandelijks factureert. Hierdoor houd je inzicht in welke klanten veel opleveren en welke niet.

Als jij ook hulp nodig hebt bij je boekhouding, neem dan contact op!